Politique de confidentialité

Qui sommes-nous

Le site codema.ai est exploité par Codema.ai (« Codema », « nous »), une entreprise établie au Québec. La présente politique explique, en termes simples, comment nous traitons les renseignements personnels recueillis au moyen du site. Elle vise à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modifiée par la Loi 25) et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Codema est le président de Codema.ai. Cette personne veille au respect des lois sur la protection des renseignements personnels, approuve nos pratiques et traite les demandes et les plaintes.

Pour joindre cette personne, utilisez notre formulaire de demande relative à la vie privée et choisissez « Demande relative à la vie privée ». Les demandes envoyées de cette façon sont transmises directement au responsable.

Ce que nous recueillons et pourquoi

Nous ne recueillons que ce qui est nécessaire. Nous ne vendons aucun renseignement personnel et nous ne l’utilisons pas à des fins publicitaires.

Formulaire de contact: Lorsque vous envoyez le formulaire de contact, nous recueillons votre nom, votre entreprise, votre courriel professionnel, votre numéro de téléphone (facultatif), votre domaine d’intérêt, votre secteur, le moment de rencontre souhaité et votre message. Nous enregistrons aussi la date et l’heure, la page d’où vous venez, le type de navigateur (agent utilisateur) et une version hachée à sens unique (pseudonymisée) de votre adresse IP, utilisée uniquement pour bloquer le pourriel et les abus. Nous utilisons ces renseignements pour vous répondre, planifier une rencontre et discuter de nos services avec vous.
Réservation d’un appel: Le bouton « Réserver un appel » ouvre une page de rendez-vous hébergée par Google Agenda. Les renseignements que vous y inscrivez (comme votre nom et votre courriel) sont recueillis par Google pour notre compte et nous sont transmis afin de tenir la rencontre. La politique de confidentialité de Google s’applique aussi à cette page.
Démos interactives, créateur de marque et labo de viralité: Ces outils fonctionnent entièrement dans votre navigateur. Les fichiers, images, vidéos et textes que vous y utilisez sont traités sur votre appareil et ne nous sont jamais transmis. Les choix de marque faits dans les démos (comme les couleurs et le nom de l’entreprise) sont enregistrés uniquement dans le stockage local de votre navigateur, sur votre appareil, pour être conservés à votre retour. Vous pouvez les effacer avec le bouton de réinitialisation de la démo ou en supprimant les données du site dans votre navigateur.
Journaux du serveur: Comme pour tout site web, notre hébergeur traite automatiquement des données techniques comme l’adresse IP, la date et l’heure, la page demandée et le type de navigateur afin d’afficher le site, d’en assurer la sécurité et de corriger les erreurs.

Témoins, langue et suivi

Nous utilisons un seul témoin fonctionnel, « codema_lang ». Il est déposé uniquement lorsque vous cliquez sur le sélecteur de langue FR/EN et ne conserve que votre choix (« fr » ou « en ») pendant un an, afin d’afficher le site dans la langue choisie. Sans ce témoin, la version française est présentée en premier aux visiteurs situés au Québec; nous utilisons pour cela la région approximative de votre adresse IP, fournie par notre hébergeur au moment de la requête, et rien n’est conservé. Nous n’utilisons aucun témoin publicitaire, outil d’analyse, pixel de suivi ni aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer votre profilage. Si nous ajoutons un jour une telle technologie, elle sera désactivée par défaut et nous mettrons à jour la présente politique et demanderons d’abord votre consentement, comme l’exige la loi québécoise.

En envoyant le formulaire de contact, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements aux fins décrites ci-dessus. La transmission de vos renseignements est facultative; sans eux, nous ne pouvons pas répondre à votre demande. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps au moyen du formulaire de demande relative à la vie privée.

Nous faisons appel à un petit nombre de fournisseurs de services qui traitent des renseignements pour notre compte, uniquement aux fins décrites ci-dessus :

Vercel Inc. héberge le site, traite les journaux du serveur et conserve les demandes envoyées par le formulaire dans un espace de stockage privé à accès contrôlé (Vercel Blob).
Google LLC fournit la page de prise de rendez-vous et l’agenda.

Ces fournisseurs peuvent conserver et traiter des renseignements à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements, nous évaluons s’ils bénéficieront d’une protection adéquate, en tenant compte de leur sensibilité, des fins visées et des mesures de protection offertes, et nous faisons appel à des fournisseurs liés par des engagements contractuels de confidentialité et de sécurité. À l’extérieur du Québec, les renseignements sont assujettis aux lois de l’endroit où ils se trouvent et peuvent être consultés par les tribunaux, les forces de l’ordre ou les autorités de sécurité nationale de ce territoire.

Nous ne communiquons pas autrement vos renseignements, sauf si la loi l’exige ou le permet.

Durée de conservation

Demandes envoyées par le formulaire : jusqu’à 24 mois après notre dernier échange avec vous, à moins que vous ne deveniez client ou que vous nous demandiez de les supprimer plus tôt.
Marqueurs antipourriel pseudonymisés : jusqu’à 12 mois.
Ces délais sont appliqués par un nettoyage automatique quotidien.
Journaux du serveur : pendant la courte période fixée par notre hébergeur.
Choix faits dans les démos (stockage local) : sur votre appareil jusqu’à ce que vous les effaciez.
Témoin de langue : un an, ou jusqu’à ce que vous supprimiez vos témoins.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous les détruisons de façon sécuritaire ou les anonymisons, comme le permet la loi.

Sécurité

Les renseignements sont transmis par connexion chiffrée (HTTPS). Les demandes envoyées par le formulaire sont conservées de façon privée et ne sont accessibles qu’au personnel autorisé de Codema qui en a besoin. Aucune adresse courriel ni aucun identifiant n’est exposé sur le site.

Vos droits

Sous réserve de la loi, vous avez le droit :

de savoir quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et d’y avoir accès;
de faire rectifier tout renseignement inexact, incomplet ou périmé;
de retirer votre consentement;
de nous demander de cesser de diffuser vos renseignements ou de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom, lorsque la loi le permet;
de demander que les renseignements que vous nous avez fournis vous soient communiqués, ou communiqués à une autre organisation, dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité);
de nous demander de supprimer les renseignements dont nous n’avons plus besoin ou qui ont été recueillis de façon non conforme.

Pour exercer un droit, utilisez notre formulaire de demande relative à la vie privée. Nous pourrions vous demander des renseignements pour confirmer votre identité. Nous répondrons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. L’accès est gratuit; des frais raisonnables peuvent toutefois s’appliquer pour la transcription ou la reproduction, et nous vous en informerons à l’avance. Si nous refusons une demande, nous vous expliquerons pourquoi et vous indiquerons comment contester la décision.

Incidents de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité (par exemple un accès non autorisé à des renseignements personnels ou leur perte), nous agirons rapidement pour diminuer les risques de préjudice. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées, le déclarerons au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada lorsque requis, et l’inscrirons dans notre registre des incidents.

Questions et plaintes

Adressez toute question ou plainte au sujet de la présente politique ou de nos pratiques au moyen de notre formulaire de demande relative à la vie privée. Le responsable l’examinera et vous répondra par écrit dans les 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Mineurs

Notre site et nos services s’adressent aux entreprises et aux adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants de moins de 14 ans. Si vous croyez qu’un enfant nous a transmis des renseignements, communiquez avec nous et nous les supprimerons.

Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Nous publierons la nouvelle version sur cette page avec sa date d’entrée en vigueur et, pour toute modification importante, afficherons un avis sur le site avant son entrée en vigueur. Les versions française et anglaise ont la même valeur.